Muchos de los que lean este artículo tendrán en su casa un panel de corcho en donde colocar anotaciones. O, simplemente, utilizarán unos imanes colocados en el frigorífico en los que colgarán unos post-it.

Si a esas mismas personas les dijeran algo parecido a que «es conveniente utilizar algún tipo de metodología para poder organizar mejor nuestro tiempo en la vida personal», muchos, automáticamente, dejarían de escuchar.

Pero tanto el panel de corcho como los post-it colocados en el frigorífico son ya, en sí mismos, un método de organizar el quehacer cotidiano.

A fin de cuentas hay muchas actividades que realizamos en nuestro entorno más cercano que nos exigen esfuerzo, organización, que deseamos que estén bien hechas, que los demás las disfruten, etc.

Hablo tanto de una celebración familiar, como de unas vacaciones, la compra de un nuevo coche o de una vivienda, el elegir colegio para un hijo. Si hablásemos en términos empresariales, en lugar de actividades, hablaríamos de «proyectos».

Y es la evolución de esa forma de trabajar descrita al principio, en esencia, lo que se explica en el libro Personal Kanban.

Personal Kanban se materializa simplemente como un radiador, un difusor, de información de aquello que estamos realizando.

Visualizar aquello que tenemos que hacer es un gran punto de apoyo puesto que nos permitirá saber:

• Qué queremos hacer.
• Qué estamos haciendo.
• Cómo lo estamos haciendo.
• Qué hemos terminado.
• Qué queda por hacer.
• Cuánto de rápido hacemos las cosas.
• En cuántas cosas podemos trabajar a la vez.
• Cuáles son aquéllas cosas que postergamos.
• A qué nos podemos comprometer.

¿Qué aspecto puede tener una herramienta tan potente como ésta? Pues puede ser algo así como esto:

Una simple cartulina con post-it.

O puede utilizarse algo más sofisticado pero que aporta las mismas funcionalidades:

Una de las ventajas es que cada persona puede configurarse su panel como desee, quitando y añadiendo columnas hasta que considere que su forma de trabajar se ve reflejada.

De esta forma yo personalmente al principio tenía sólo tres columnas que reflejaban el trabajo que estaba listo para comenzar, el que estaba realizando y el que había acabado. Pero me di cuenta que necesitaba añadir una columna para señalar el trabajo que iba a acometer en el día y otra para aquel que aún no había concluido pero que estaba en una fase que no dependía de mí. Era aquel trabajo que estaba hibernado hasta que yo pudiese volver a trabajar en él.

Otro aspecto importante es el de limitar la cantidad de trabajo que podemos acometer: si fijamos este número de forma realista focalizaremos nuestro tiempo en aquello que tenemos que hacer, trabajaremos más rápidamente pero de forma más reflexiva y hará que reaccionemos de forma más calmada a los cambios que surjan.

¿Cómo se alimenta nuestro panel? Pues con aquellas historias o tareas que queramos hacer.

Algunos ejemplos:

• Buscar restaurante para el cumpleaños de R.
• Comprar regalos para el cumpleaños de H.
• Limpiar las alfombras.
• Matricular a F. en natación.
• Vacaciones de verano.

Puede que algunas de estas tareas sean más o menos sencillas o puede que otras supongan desglosarlas en otras. Así «Limpiar las alfombras» puede que sólo suponga llamar a una tintorería pero las «Vacaciones de verano» puede que se tengan que desglosar en post-it como «Cuadrar vacaciones de trabajo», «Elegir destino», «Buscar alojamiento».

Personal Kanban no se detiene en la visualización de lo que hay que realizar sino que también intenta cambiar la forma de afrontar el trabajo.

Para ello indica algunas pautas, entre otras:

• Insiste en que hay que centrarse más en ser eficiente y efectivo, no sólo en ser más productivo. Esto es: haciendo el trabajo correcto en el momento adecuado.
• Planificar de manera que suponga el mínimo desperdicio en tiempo y medios.
• Centrando nuestra atención en evitar las situaciones de emergencia, no reaccionando ante ellas.

Hay personas a las que todo esto les pueda producir alergia, pues muchas veces asociamos el orden, el método, a algo que es incompatible con realizar actividades placenteras. Para ellas está dedicada esta cita de Le Corbusier, contenida en el libro: «No hay trabajo ni obra de arte sin sistema«.

Y coincido también con esta otra frase: «Ante la falta de claridad, es fácil verse inmersos en el miedo».

Finalmente, si pensamos que «La felicidad puede ser la mejor medida del éxito» y que en lo de ser (o estar) felices coincidimos tod@s, entonces puede que leer este libro no nos parezca tan descabellado.

Muchas empresas utilizan Kanban como un medio de visualización que controla el flujo de trabajo que se está realizando y que muestra los problemas que pueden surgir en este proceso.

Ésta es otra forma de acercarse a las Metodologías Ágiles.

Carlos Urtasun

Referencia:
Personal Kanban
Jim Benson & Tonianne DeMaria Barry
CreateSpace (febrero 2011)
216 páginas
Notas en Amazon de Personal Kanban