Evernote es una herramienta que permite al usuario capturar información que le interese y clasificarla mediante etiquetas que además cuenta con un potente buscador. La sencillez de la herramienta hace que puedan surgir usos nuevos, como el que propone el autor.

No hace mucho he descubierto Evernote y se ha convertido en una herramienta esencial en mi vida laboral y personal. Dado el ingente  volumen de información que manejamos (y que va a más), Evernote proporciona los recursos para archivar y, sobre todo, localizar cualquier información de una forma rápida y muy eficiente. De hecho, la combinación de Evernote y un smartphone Android me ha permitido abandonar Outlook y prescindir del tedioso proceso de sincronizar con un cable el smartphone y el PC en lo relativo a agenda, contactos y bloc de notas.

He pasado todas mis notas de Outlook a Evernote (dejando de usar Outlook y su deficiente sistema de búsquedas), he pasado todos mis contactos de Outlook a Google (con lo que se actualizan de forma automática entre mi smartphone Android y la web) y he pasado mi calendario de Outlook a GMail, con lo que también se sincroniza de forma automática entre el smartphone y Google. Si quieres seguir usando Outlook como aplicación de calendario en el PC, hay una utilidad gratuita de Google llamada Outlook Calendar Sync que se encarga de mantener actualizado el calendario de GMail con el del Outlook. Ahora cualquier cambio en mi smartphone pasa inmediatamente al ordenador e,  igualmente, cualquier cambio en el PC pasa inmediatamente al smartphone.

Obviamente, para sacar partido de Evernote y otras herramientas similares es muy recomendable contar con una tarifa de datos en el smartphone. Así evitarás sustos en la factura del móvil. Actualmente los principales operadores de telefonía presentan tarifas muy interesantes que incluye voz y datos con importantes ahorros.

Si no lo conoces, te cuento que Evernote es una aplicación para archivar información (no sólo texto, sino imágenes, páginas web, documentos en
PDF… ) de la que existen versión gratuita y versión de pago. La gratuita es muy, muy potente (si la utilizamos mucho y sobrepasamos la cuota de datos asignada a la cuota gratuita, podremos pasar a la cuota de pago por un importe muy razonable -45 dólares al año-), pero de entrada es improbable porque admite hasta 100.000 notas.

Evernote dispone de versiones para casi todas las plataformas, de tal modo que si lo llevas en tu smartphone puedes acceder a las mismas notas que tienes en tu ordenador fijo. E incluso si no estás en tu ordenador ni tienes el smartphone a mano, puedes acceder a tu cuenta Evernote en la web. Cualquier cambio en cualquier nota se actualiza de forma instantánea en la web y, cuando están conectados, en el resto de dispositivos.

Su potencia de búsqueda es altísima, permitiendo tener diferentes libretas de notas y asignarles etiquetas personalizadas para clasificarlas por categorías. Esta potencia me hizo pensar en un uso que para muchos permitiría convertirse en un CRM, o sea, un gestor de contactos comerciales con clientes y potenciales clientes.

Te cuento cómo lo hago yo y espero que te dé ideas y te permita realizar algo similar y adaptado a tus necesidades. La flexibilidad de Evernote es muy alta, así que es muy probable que lo puedas adaptar a tu forma de trabajo.

Lo primero es crear las libretas que vamos a utilizar, en mi caso yo tengo tres: CRM Abierto, CRM Cerrado y otra para todas las demás notas. Evernote te permite pasar notas de una a otra libreta con total libertad, así que cualquier cambio es reversible. También puedes cambiar el nombre a las libretas cuando gustes.

En la libreta CRM Abierto tengo todos los asuntos comerciales abiertos;
como habrás supuesto, en la libreta CRM Cerrado tengo todas las notas
que ya están cerradas, ya sea por que no han fructificado, ya sean
porque se ha terminado la venta o servicio al cliente. La cifra entre
paréntesis indica el número de notas que hay en cada libreta. A la hora
de buscar, puedo escribir cualquier palabra en la barra de búsquedas y
hacer que Evernote busque en todas las notas o en una determinada
libreta. Así, por ejemplo, si quiero ver operaciones en las que se ha
hablado, por ejemplo, de la factura electrónica, me basta con escribir
ambas palabras en la barra de búsqueda y seleccionar el menú todas las
notas o CRM Cerrado si quiero que busque en las operaciones cerradas.

Pero, ¿cómo organizo las operaciones abiertas? ¿Cómo logro que no se me
pasen las llamadas, visitas, presupuestos a enviar, seguimientos de
ofertas enviadas… ? (Insisto que éste es un sistema que me ha parecido
cómodo para introducir datos y cómodo para buscar, pero puede que a ti
te sea útil otro).

Todas las notas tienen un título. Yo les pongo primero la fecha en
formato año/mes/día y luego escribo el nombre del cliente y el asunto
del que se trata. Por ejemplo, «2012/12/04 Almacenes El Barato – Gestión
documental».

La fecha indica el siguiente paso a dar en cualquiera de los asuntos.
Esto me permite ordenar todos los asuntos abiertos por fecha pulsando
sobre el encabezado de la columna. Dentro de la nota puedo escribir
todos los pasos que se han ido dando durante el desarrollo de ese asunto
con el cliente: llamadas, presupuestos, reuniones, requisitos, cosas a
tener en cuenta…

Y esto lo combino con las etiquetas que Evernote te permite asignar a
cada nota. Puedes asignar múltiples etiquetas a la misma nota.

Yo tengo creadas muchas etiquetas, pero para la gestión de asuntos las
comienzo todas con las siglas CRM. Las que he creado son CRM E-mail, CRM
Llamada, CRM Llamar si no ha habido noticias, CRM Reunión y CRM
Servicios en curso.

Evernote me permite buscar todas las notas que contengan una determinada
etiqueta (por ejemplo, CRM Llamada) y, por supuesto, puedo quitar o
poner etiquetas de cada nota en cualquier momento. Y no olvides que toda
esta información la puedes llevar, con el mismo sistema de organización
y la misma capacidad de búsqueda, en tu smartphone. De esta forma, se
evitan muchas llamadas a la oficina para encontrar información que puede
ser necesario obtener en un momento dado.

Combina esta potencia con una tableta y puedes olvidarte, en muchos
casos, de tomar notas en papel o de llevar un pesado ordenador portátil.
Al tomar notas directamente en Evernote, éstas están sincronizadas con
el ordenador de la oficina. No hay que dedicar tiempo al volver a la
oficina a pasar a limpio las notas.

Otra posibilidad interesante, en la versión de pago, es la de compartir
notas entre diferentes usuarios. De esta forma, podemos disponer de un CRM compartido entre los integrantes del departamento comercial.

Evernote tiene muchas más funcionalidades (enviarte notas por e-mail con
una etiqueta asignada, crear botones a las notas más utilizadas, pintar
o escribir manualmente en notas, pintar sobre imágenes, notas de audio,
adjuntar ficheros, poner una contraseña a las notas (o a todo Evernote
en la versión de pago), compartir notas por e-mail o redes sociales…
Te invito a explorarlas. Seguro que serás capaz de descubrir en Evernote
una herramienta muy potente en tu día a día.

Fernando García Iglesias

Autor:
Artaiz Asesoría Tecnológica